Starta ett nytt projekt

Gå till Projektöversikten. Den hittar du när du klickar på Projekthantering, sedan Projekt och därefter Aktiva projekt.

Klicka på Nytt projekt.

Projekt – Grundinformation

Nu är det dags att fylla på med information i projektet. Detta gör du för att underlätta uppföljningen för dig och arbetet för din personal.

Fyll i Kund och ge projektet ett namn.
Fälten med Kunds referens och adress, som följer med från offerten, är klickbara i mobilen för att snabbt kunna ringa upp kunden eller hitta dit med hjälp av en karta.
Typ av order beskriver vilken sorts arbete som ska utföras. Listan kommer från Arbetsordertyper och den kan du uppdatera själv. Du hittar den under Register.
Vem hos er som är referens för jobbet. Referensen följer sedan med till fakturan.
En beskrivning på hur jobbet ska utföras och vad som är viktigt att tänka på. Du kan skapa mallar för jobb ni utför ofta under Register > Arbetsbeskrivningar.
Start- och slutdatum för projektet. Starttiden styr i vilken vecka projektet visas i mobilen.
Planerade timmar är helt enkelt hur lång tid arbetet beräknas ta. Antalet timmar du anger här gör det enkelt att följa om projektet är i fas eller inte i projektöversikten.

Nu ser projektet ut så här i mobilen:

Det är även under fliken Grundinformation som du sedan anger att fastprisprojektet är klart. Det gör du genom att bocka i kryssrutan höst upp på sidan eller genom att klicka på Klarmarkera i mobilen (bilden till höger).

När du klarmarkerar ett projekt flyttas det automatiskt till Avslutade i Projektöversikten.

Projekt – Delegera arbetet

Du kan enkelt välja vem på företaget som ska kunna se era olika projekt och vem som har rätt att klarmarkera dem.

Under Inställningar > Projekt, som du hittar i toppmenyn, kan du välja om projekten ska kunna ses och klarmarkeras av alla eller bara vissa på företaget.

Utifrån vilka inställningar du gjort ovan blir fliken Delegera personal mer eller mindre viktig att fylla i. Om du valt att alla delegerade ska kunna klarmarkera ett projekt behöver du inte välja någon ansvarig i listan. Då kommer alla som rapporterar tid på projektet via mobilen kunna klarmarkera det direkt i mobilen. De kan däremot inte klarmarkera det via en dator utan rätt behörighet. Se tillvalet för obegränsat antal administratörer.

Om du valt inställningen att projekt endast ska visas för de du delegerat väljer du helt enkelt dem i listan och kan samtidigt ange om det endast är någon av dem som ska ha rätt att klarmarkera.

Du kan också välja att meddela din personal automatiskt när de blivit tilldelade nya projekt och ansvar genom att bocka i SMS eller E-post.

Projekt – Filarkiv

I filarkivet kan du spara filer som rör projektet, t.ex. ritningar och skisser, så att de finns lättillgängliga för dig och din personal när ni behöver dem, både i dator och mobil.

Projekt – Foton

Dokumentera projektet och dess kontrollpunkter med hjälp av foton och spara dem på ett och samma ställe, under Foton, inne på det aktuella projektet.

Projekt – Ekonomi

Under fliken Ekonomi kan du styra ekonomin på detaljnivå för det valda projektet.

Priser och påslag du sätter inne på ett projekt står över andra grundpriser och påslag du satt tidigare. Vill du höja eller sänka priserna bara för ett visst projekt kan du göra det här inne.

För vårt löpande projekt i den här guiden väljer vi att endast markera projektet som Löpande under Ekonomi. Det gör det enklare att se vilka projekt som är fastpris och vilka som är löpande på olika platser i Trinax Tid & Projekt.

Nu är projektet redo för tidrapportering och därefter fakturering.

Tips! Följ Steg för steg-guiden ”Rapportera tid i mobilen”.

Projekt – Översikt

Nu när projektet är skapat kan du följa utfallet av de planerade timmarna eller uppdatera uppgifterna på projektet via Projektöversikten.

Först hamnar projektet under fliken Ej påbörjade.

Där ligger det tills de anställda börjat rapportera in tid på det, då hoppar projektet automatiskt över till fliken Påbörjade.

Fakturering

Löpande fakturering gör du vanligtvis på bestämda tider, t.ex. en gång varje vecka, varannan vecka eller varje månad. Då vill du snabbt kunna få en överblick av alla poster i projektet som hittills är ofakturerade.

Den överblicken får du smidigt via Översikten för fakturaunderlag.

I översikten visas alla projekt som har ofakturerad tid. I detta fall är det bara ett projekt i listan, resten är fakturerade.

I listan kan du se om projektet är fastpris eller löpande och vilket datum den senaste faktureringen gjordes.

Klicka på pennan för att titta på det samlade underlaget för det som ännu inte fakturerats.

Här kan du se en summering av alla kostnader i projektet – så som timmar, produkter, utlägg och leverantörsfakturor.

När du klickar på fliken för Timmar visas en sammanfattning av både fakturerad (grön bock) och ofakturerad tid (rött kryss) i projektet. Flikarna för produkter, leverantörsfakturor och utlägg fungerar på precis samma sätt.

Klicka på Skapa faktura uppe till höger för att göra just det.

Nu får du välja vilka timmar du vill fakturera av de som var ofakturerade i listan. Hade du även haft t.ex. leverantörsfakturor som ännu inte fakturerats hade du kunnat välja de här också.

Markera timmarna och klicka på Fortsätt.

På nästa sida väljer du om du vill hämta timmarna rad för rad...

…eller om du vill gruppera timmarna genom att välja Förhandsgranska grupperad. Detta bakar ihop tiden till, i det här fallet, Snickeri 16 timmar.

Klicka på Skapa faktura.

Kontrollera att uppgifterna på din faktura stämmer och se ett utkast på fakturan till höger.

Du kan även välja att lägga till fakturatexter och bilagor till din faktura.

När du är nöjd, klicka på Skicka.

På nästa sida kan du, om du vill, redigera hur texten ser ut när fakturan skickas till kund. Klicka slutligen på Skicka för att skicka fakturan.

Bokföring

När fakturan är skickad kan du bokföra på några olika sätt. Har du exempelvis en integration till Fortnox kan du inne på projektet klicka på knappen Spara i Fortnox, sen är det klart.

Du kan också bokföra inne i fakturaöversikten. Dit kommer du genom att klicka på Ekonomi och sedan Faktura.

Under fliken Ej bokförda markerar du fakturan eller fakturorna du vill bokföra. Klicka sedan på Bokför markerade. Fakturan eller fakturorna flyttas då till fliken Obetalda.

Om du har en integration till Fortnox är det viktigt att kund och projekt är kopplade i Fortnox när fakturorna skickas över. Fakturorna landar som ej bokförda inne i Fortnox och kan där hanteras på önskat sätt.

Trinax Tid & Projekt får varje natt tillbaka en betalstatus från Fortnox på alla kopplade fakturor så att du enkelt kan se när fakturorna är betalda, då landar de till sist automatiskt i fliken Slutbetalda.