Börja ta emot leverantörsfakturor
När du tar emot dina leverantörsfakturor digitalt skickas fakturorna från dina leverantörer till en skanningscentral och du får in leverantörsfakturorna direkt i systemet, konterade och klara.
Leverantörsfakturor kan tas emot på tre olika sätt. Som e-faktura, via e-post eller som ett vanligt pappersbrev. Oavsett på vilket sätt leverantörsfakturan levereras kan du hantera den i Trinax Tid & Projekt.
Aktivering av leverantörsfakturaskanning
För att kunna ta emot Leverantörsfakturor behöver du först aktivera funktionen under Inställningar och fliken E-faktura & EDI.
Du aktiverar sedan mottagande av Leverantörsfaktura via E-post genom att trycka på knappen Aktivera e-faktura här i rutan för Inkommande e-faktura (leverantörsfaktura).
OBS! Att tänka på vid e-faktura
E-faktura kan endast hanteras av ett system i taget. Det betyder att om du använt dig av e-faktura i ett annat system tidigare behöver detta stängas av där först. Trinax Tid & Projekt känner av och meddelar tydligt om tjänsten är aktiv på annat håll så du kan stänga av den där.
Mottagande via e-post
Om du tar emot leverantörsfakturor via e-post finns det tre sätt att hantera inläsningen.
1. När du aktiverar tjänsten för inkommande e-faktura i Trinax Tid & Projekt skapas automatiskt en egen fakturaadress på skanningscentralen. Adressen kommer att vara ertorganisationsnummer@fakturamapp.se.
2. Du kan även välja att använda dig av en egen fakturaadress via din vanliga e-postleverantör, t.ex. faktura@epostleverantör.se.
Du behöver då sätta upp en automatisk vidarebefordring från den adressen till ertorganisationsnummer@fakturamapp.se.
3. Om du använt leverantörsfakturaskanning via Fortnox tidigare kan du fortfarande använda den fakturaadressen. Dock kan det vara svårare att felsöka eventuella problem som kan uppstå när en tredjepartsleverantör används.
Ta emot leverantörsfakturor
1. Lägg till ett standardattestflöde för leverantörsfakturor
Du kan ha olika attestflöden för att hantera leverantörsfakturor. Till exempel kan en person attestera de som kommer från en specifik leverantör och en annan de som hör till ett visst projekt. För att komma igång med leverantörsfakturaskanning är det viktigt att det från början finns minst ett attestflöde och att du sätter det som standard. Detta gör du under Inställningar > Attestflöden leverantörsfakturor.
Skapa först ett attestflöde genom att trycka på knappen Nytt flöde och välj den person ur personalen som oftast ska se leverantörsfakturorna. Välj därefter Standard i rutan för Standard attestflöde och spara.
2. Ange rätt inställningar för mottagande av leverantörsfakturor
Om du har en integration till ett affärssystem (till exempel Fortnox eller Visma eEkonomi) behöver du ställa in att leverantörsfakturorna ska skickas in i Trinax Tid & Projekt via skanningsleverantören och inte från affärssystemet. Detta gör du under Inställningar > Leverantörsfakturor.
3. Ange rätt bokföringsinställningar för korrekt kontering
För att leverantörsfakturorna skall konteras automatisk när de läses in behöver Trinax Tid & Projekt veta vilka konton som ska användas. Dessa anger du under Inställningar > Bokföring. Om du angett ett kontonummer som finns i din kontoplan under Register > Kontoplan kommer du se en benämning i text bredvid kontonumret, som du kan se på bilden nedan. Det indikerar att fältet är kopplat till ett konto som finns inlagt i kontoplanen.
Den här inställningen är endast en standardkontering och du har möjlighet vid rättning och attestering i ett senare skede att ändra konteringen.
4. Meddela dina leverantörer vart de ska börja skicka sina fakturor
Ska du bara använda dig av leverantörsfakturor via e-post behöver du endast meddela dina leverantörer vilken e-postadress de ska skicka till i framtiden. Använder du den automatiskt skapade fakturaadressen i Trinax Tid & Projekt hittar du denna under Ekonomi > Leverantörsfakturor.
Vill du även att de ska kunna skicka sina fakturor som e-faktura och du har aktiverat den funktionen så kommer en knappen Info till leverantörer att visa sig på sidan Ekonomi > Leverantörsfakturor.
Klicka på knappen för att ladda ner ett färdigt dokument som du sedan kan skicka till dina leverantörer. Dokumentet kan du spara antingen som en Word-fil, som du kan ändra i innan du skickar, eller en pdf. I dokumentet finns alla adresser och all information som leverantörerna behöver för att skicka sina fakturor på rätt sätt.
Om du valt att använda en egen fakturaadress är det viktigt att använda Word-filen och byta ut e-postadressen till din egenvalda adress.
OBS! Om din leverantör skickat e-faktura till dig tidigare, men via ett annat system, kan det hända att de behöver inaktivera funktionen i sitt fakturasystem och sedan aktivera den igen. Sedan ska leverantören kunna skicka e-faktura till dig och den hamnar då i ditt vanliga flöde för leverantörsfakturor.
De fakturor som leverantörerna skickar på papper behöver du först skanna så att du får den i digitalt format. Sedan laddar du upp den skannade fakturan med hjälp av knappen Tolka ny faktura under Ekonomi > Leverantörsfakturor.
Alternativt kan du själv skicka den i ett mail till din e-postadress för fakturor. Efter en stund dyker den sedan upp i systemet, tolkad och klar.
5. Fyll i rätt (och mycket) information i leverantörsregistret
För att skanningstjänsten ska kunna läsa in och tolka dina leverantörsfakturor så fort och korrekt som möjligt, är det viktigt att fylla i så mycket information som möjligt om varje leverantör på deras leverantörskort under Register > Leverantörer.
Det allra viktigaste är namn, organisationsnummer, momsregisteringsnummer och IBAN om det är en utländsk leverantör. Men ju mer information som tolken vet om varje leverantör i förväg, desto snabbare kommer den att kunna fylla i och koppla den leverantörens fakturor.
6. Ställ in leverantörernas kontering, attestering och momstyp
Det är också bra att ställa in standardkonto för varje leverantör på deras leverantörskort under Register > Leverantörer. Där lägger du även in om leverantören ska ha omvänd moms. Omvänd moms tolkas inte på fakturorna av tolken så det är viktigt att ange på leverantörskortet.
Du har också möjlighet att lägga in automatisk attest för en viss leverantör och då ställa in mellan vilka belopp den ska gälla. Detta brukar användas för återkommande kostnader som i regel alltid är samma, som t.ex. hyror och leasing.
När alla stegen är gjorda är allt kopplat, klart och förberett för att du ska kunna ta emot leverantörsfakturor så korrekt och smidigt som möjligt.
