Starta med en offert

Många fastprisprojekt börjar med en offert, därför gör vi även det i denna guide. Börja med att gå till offertöversikten, den hittar du genom att klicka på Offerter och sedan Offerter igen.

Skapa en ny offert genom att klicka på knappen uppe i högra hörnet.

På offerten behöver du välja vilken kund som ska få den samt kundens referens. Om kunden inte redan finns i listan lägger du till den under Register > Kunder. Det är personen du anger som kundens referens som får offerten via e-post eller SMS.

Ge offerten ett tydligt Offertnamn och fyll i Kunds märkning. Detta gör det lättare att hitta offerten senare.

De rader du vill få med på offerten lägger du enkelt till i listan längst ner på sidan.

När du klickat på Spara visas ett utkast av din offert direkt på skärmen.

Nu kan du välja att skicka eller hantera offerten på flera olika sätt:

Skicka på e-post till kund. E-postadressen från kundkortet används.
Skicka på SMS till kund. Telefonnumret från kundkortet används.
Svara Ja eller Nej på offerten själv direkt.
Gå in i Kundportalen för att se hur offerten kommer se ut när kunden får den.

I offertöversikten finns nu offerten under Ej svar och landar sedan automatiskt under Accepterade när kunden har accepterat den. Då skapas automatiskt också ett nytt projekt upp, förifyllt med information från offerten, redo att börja arbeta mot.

Arbeta med fastprisprojekt

Gå till Projektöversikten. Den hittar du när du klickar på Projekthantering, sedan Projekt och därefter Aktiva projekt.

Ditt nya projekt hittar du nu under statusen Planering.

Klicka på projektet för att öppna det.

Projekt – Grundinformation

Nu är det dags att fylla på med information i projektet. Detta gör du för att underlätta uppföljningen för dig och arbetet för din personal.

Fälten med Kunds referens och Adress, som följer med från offerten, är klickbara i mobilen för att snabbt kunna ringa upp kunden eller hitta dit med hjälp av en karta.
Typ av order beskriver vilken sorts arbete som ska utföras. Listan kommer från Arbetsordertyper och den kan du uppdatera själv. Du hittar den under Register.
Vem hos er som är Referens för jobbet. Referensen följer sedan med till fakturan.
En Beskrivning på hur jobbet ska utföras och vad som är viktigt att tänka på. Du kan skapa mallar för jobb ni utför ofta under Register > Arbetsbeskrivningar.
Start- och Slutdatum för projektet. Starttiden styr i vilken vecka projektet visas i mobilen.
Planerade timmar är helt enkelt hur lång tid arbetet beräknas ta. Antalet timmar du anger här gör det enkelt att följa om projektet är i fas eller inte i projektöversikten.

Nu ser projektet ut så här i mobilen:

Det är även under fliken Grundinformation som du sedan anger att fastprisprojektet är klart. Det gör du genom att bocka i kryssrutan högst upp på sidan eller genom att klicka på Klarmarkera i mobilen (i bilden till höger nedan).

När du klarmarkerar ett projekt flyttas det automatiskt till Avslutade i Projektöversikten.

Projekt – Delegera arbetet

Du kan enkelt välja vem på företaget som ska kunna se era olika projekt och vem som har rätt att klarmarkera dem.

Under Inställningar > Projekt, som du hittar i toppmenyn, kan du välja om projekten ska kunna ses och klarmarkeras av alla eller bara vissa på företaget.

Utifrån vilka inställningar du gjort ovan blir fliken Delegera personal mer eller mindre viktig att fylla i. Om du valt att Alla delegerade ska kunna klarmarkera ett projekt behöver du inte välja någon ansvarig i listan. Då kommer alla som rapporterar tid på projektet via mobilen kunna klarmarkera det direkt i mobilen. De kan däremot inte klarmarkera det via en dator utan rätt behörighet.

Om du valt inställningen att projekt endast ska visas för de du delegerat väljer du helt enkelt dem i listan och kan samtidigt ange om det endast är någon av dem som ska ha rätt att klarmarkera.

Du kan också välja att meddela din personal automatiskt när de blivit tilldelade nya projekt och ansvar genom att bocka i SMS eller E-post.

Projekt – Filarkiv

I filarkivet kan du spara filer som rör projektet, t.ex. ritningar och skisser, så att de finns lättillgängliga för dig och din personal när ni behöver dem, både i dator och mobil.

Projekt – Foton

Dokumentera projektet och dess kontrollpunkter med hjälp av foton och spara dem på ett och samma ställe, under Foton, inne på det aktuella projektet.

Projekt – Ekonomi

Under fliken Ekonomi kan du styra ekonomin på detaljnivå för det valda projektet.

Priser och påslag du sätter inne på ett projekt står över andra grundpriser och påslag du satt tidigare. Vill du höja eller sänka priserna bara för ett visst projekt kan du göra det här inne.

För vårt fastprisprojekt i den här guiden väljer vi att endast markera projektet som Fastpris under Ekonomi. Det gör det enklare att se vilka projekt som är fastpris och vilka som är löpande på olika platser i Trinax Tid & Projekt.

Överenskommet pris har följt med från den accepterade offerten.

Nu är projektet redo för tidrapportering och därefter fakturering.

Tips! Följ Steg för steg-guiden ”Rapportera tid i mobilen”.

Fakturering - Skapa faktura

När all personal har rapporterat in sin tid och projektet är Klarmarkerat är det dags att fakturera. Klarmarkerade projekt hamnar under Avslutade och stängs för ytterligare tidrapporter.

Du kan se din förbrukade tid mot planerad tid under Förbrukad/Planerad tid i listan. I detta fall ser vi snabbt att projektet gjordes klart på 42 timmar istället för de planerade 50, bra jobbat!

Under fliken Avslutade samlas alla fastprisprojekt som är klara för fakturering. Härifrån är det nu lätt att skapa en faktura genom att trycka på sedel-symbolen under Faktura på raden för ditt projekt.

När du klickat på sedel-symbolen landar du på sidan för att skapa faktura.

Längst ner på sidan kan du antingen välja att skriva fakturaraderna själv eller hämta upp rapporterad tid, utlägg, leverantörsfakturor, offerter och betalningsplaner som är kopplade till den här kunden och det här projektet.

Eftersom detta är ett fastprisprojekt vill du förmodligen inte hämta upp timmarna. Klicka istället på Offert för att hämta upp raderna från den accepterade offerten.

Bocka i offerten och klicka på Importera.

Då kommer alla raderna från offerten automatiskt med.

När du klickar på Spara visas ett utkast på den färdiga fakturan.

Du kan välja att lägga till fakturatexter och bilagor till din faktura.

När du är nöjd, klicka på Skicka.

På nästa sida kan du, om du vill, redigera hur texten ser ut när fakturan skickas till kund. Klicka slutligen på Skicka för att skicka fakturan.

När du, som i detta fall, fakturerar ett fastprisprojekt och endast hämtade upp Offerten, och inte de inrapporterade timmarna, får du nu en fråga om du vill markera timmarna som du inte hämtade upp som fakturerade. Det är för att inrapporterade timmar inte ska ligga kvar och störa när projektet faktiskt redan är fakturerat och klart. Klicka på Ja, markera som fakturerat och skicka.

Bokföring

När fakturan är skickad kan du bokföra på några olika sätt. Har du exempelvis en integration till Fortnox kan du inne på projektet klicka på knappen Spara i Fortnox, sedan är det klart.

Du kan också bokföra inne i fakturaöversikten. Dit kommer du genom att klicka på Ekonomi och sedan Faktura.

Under fliken Ej bokförda markerar du fakturan eller fakturorna du vill bokföra. Klicka sedan på Bokför markerade.

Fakturan eller fakturorna flyttas då till fliken Obetalda.

Om du har en integration till Fortnox är det viktigt att kund och projekt är kopplade i Fortnox när fakturorna skickas över. Fakturorna landar som ej bokförda inne i Fortnox och kan där hanteras på önskat sätt.

Trinax Tid & Projekt får varje natt tillbaka en betalstatus från Fortnox på alla kopplade fakturor så att du enkelt kan se när fakturorna är betalda, då landar de till sist automatiskt i fliken Slutbetalda.