Kom igång med EDI
Med en EDI-koppling till era grossister minskar ni både lagerhållningen och administrationen samt minimerar risken för fel.
Ni samlar era grossister på ett ställe, importerar enkelt artiklarna från era senaste köp, justerar utpriser med påslag och genererar proffsiga fakturor.
För att kunna ta emot EDI-ordrar behöver du dels ha tillvalet EDI-ordrar och dels aktivera EDI-orderbekräftelse inne i verktyget.
Aktivera EDI-orderbekräftelse
Första steget är att du under Inställningar > E-faktura och EDI klickar på knappen Aktivera i rutan för EDI-orderbekräftelse.
Dina leverantörer kan då skicka EDI-ordrar till en mottagarcentral och du får in EDI-ordrarna digitalt, direkt in i verktyget, kopplade till rätt projekt med en gång.
Lägg till leverantörer
Gå in under Register > Leverantörer och klicka sedan på knappen EDI-orderbekräftelser.
Nu ser du en lista över alla leverantörer som i dagsläget anmält att de kan skicka EDI-orderbekräftelser.
Välj en leverantör och ange er säljkontakt hos leverantören samt ert kundnummer.
Det skickas nu iväg ett meddelande till leverantören som påbörjar registrering av er som EDI-kund på sin sida.
Påslag på leverantörer
Under Register > Leverantörer klickar du på en leverantör i listan och sedan på fliken EDI-ordrar.
Ni kan nu lägga in olika marginaler för de produkter som kommer in via EDI-ordrarna, baserat på priset. Det går att skapa flera nivåer om ni t.ex. vill ange en högre marginal för produkter med lågt pris och lägre marginal för produkter med högt pris.
Handla hos leverantören
När ni gör en beställning hos en av era leverantörer anger ni de projektnummer ni vill att de olika artiklarna ska vara kopplade till. Leverantören lägger då in projektnumret i sitt system, vanligtvis i fältet Ert ordernummer eller Er referens. Det gör att artiklarna automatiskt kopplas mot det projekt ni angett när leverantören skickar EDI-orderbekräftelsen till oss på Trinax.
Kontrollera projektkoppling
När EDI-ordrarna kommer in verktyget hittar ni dem under Projekthantering > EDI-ordrar. Där ser ni om de blivit kopplade till ett specifikt projekt.
Ni kan ändra det kopplade projektet genom att klicka på ordern och sedan byta projekt i rutan Koppling som dyker upp.
Finns det ordrar som saknar koppling, och borde ha det, klickar ni på knappen Koppla. Där ser ni all information om ordern och kan manuellt koppla den till rätt projekt.
Välj vilket projekt som EDI-ordern ska kopplas mot i rutan Koppling, som du ser till höger på bilden nedan.
EDI-ordrar på fakturaunderlag
När du kikar på ett fakturaunderlag för ett projekt samlas projektets EDI-ordrar tillsammans med bl.a. eventuella timmar och leverantörsfakturor i flikar. Inne på fliken EDI-ordrar kan du se om du har fakturerat artiklarna eller inte, och du kan här även fylla i om du vill fakturera ett annat antal artiklar än det antal som kom med ordern.
Fakturera EDI-artiklar
När du skapar en faktura för ett projekt kan du välja att importera dina kopplade EDI-produkter. Tänk på att du måste spara fakturan innan du kan importera produktraderna till fakturan.
Du bockar sedan i de produkter du vill ha med på fakturan. Vid importen kan du ändra inpris, utpris och marginal. Har du ställt in en marginal på leverantören kommer det med som förvalt, men du kan välja att ändra det på varje produkt om du vill. Du kan även kreditera produkter som har kommit med på EDI-ordern som kredit. Antalet är då angivet med en minussiffra.
I nästa steg i importen väljer du hur detaljerat fakturan ska visas.
När produkterna är importerade till fakturan kan du fortsätta att redigera dem. Du kan ta bort rader och ändra antal, marginaler och pris.
