Kom igång med E-faktura
En e-faktura är en faktura som endast finns i digital form och som skickas från ett system till ett annat.
Vår partner som vi samarbetar med för att skicka och ta emot e-fakturor heter Crediflow.
För inkommande fakturor har vi stöd för de vanligaste formaten Peppol och Svefaktura.
Vi skickar våra utgående fakturor från Trinax Tid & Projekt i Peppol-format.
Det är viktigt att veta att du endast kan ha igång tjänsten för e-faktura i ett system i taget. Har du en tjänst för att skicka eller ta emot e-faktura i något annat system samtidigt måste du alltså stänga av den först för att det ska fungera att koppla på tjänsten i Trinax Tid & Projekt. Du kan dock ta emot i ett system och skicka i ett annat system eftersom dessa funktioner inte är sammankopplade.
Aktivera e-faktura
Innan du aktiverar tjänsten bör du kontrollera att du har rätt uppgifter inlagda om ditt företag.
Kontrollera därmed först att företagsnamn, organisationsnummer, bankgiro/PlusGiro och e-postadress är korrekt ifyllt under Inställningar > Företagsinställningar.
Du aktiverar sedan tjänsten genom att gå in i menyn Inställningar > E-faktura & EDI.
Knappen till vänster nedan är för inkommande e-faktura (leverantörsfaktura) och knappen till höger är för utgående e-faktura.
Ta emot e-fakturor från leverantörer
Klicka här för att besöka guiden "Börja ta emot leverantörsfakturor".
Skicka e-fakturor till kunder
Koppla upp ditt system
För att du ska kunna skicka en e-faktura till en kund krävs först att kunden på sin sida har satt upp sitt system för att kunna ta emot e-faktura.
Bjud in dina kunder till e-faktura
Under Register > Kunder behöver du ange rätt organisationsnummer på dina kunders kundkort för att Crediflow och din kunds system ska kunna hitta och prata med varandra. Är det ett större bolag t.ex. Peab kan du också behöva fylla i VAT-nummer eller elektroniska referenser. Detta brukar kunderna vanligtvis veta om och meddela.
Aktivera e-faktura på en specifik kund från deras kundkort
Du kan lägga till en specifik kund för e-faktura direkt från deras kundkort, som du hittar under Register > Kunder.
Inne på vald kund klickar du sedan på knappen E-faktura.
Aktivera e-faktura på flera kunder samtidigt
Under Register > Kunder trycker du på knappen E-faktura.
Därefter väljer du fliken Bjud in.
Kundens system skickar då en förfrågan till vår leverantör Crediflow, om de valda kunderna i din kundlista också kan ta emot e-faktura. I listan du sedan får upp bockar du i de du vill lägga till för e-faktura.
Se vilka kunder som är aktiverade att ta emot e-faktura
Under Register > Kunder ser du tydligt vilka kunder som är aktiverade för att ta emot e-faktura.
Övriga inställningar
Större företag kan vilja styra sina fakturor mer detaljerat. De kan då vilja att du skickar med GLN-nummer. Dessa lägger du in på kundkortet under Register > Kunder hos varje specifik kund.
Skicka med bilagor i e-faktura
Du kan också välja om kunden ska få med bilagor med sina e-fakturor. Detta kan vara leverantörsfakturor som kunden vill ha med, eller bilagor som kommer från projektet.
Bilagorna importerar du från projektet när du skapar en faktura.
