Regga på plats
Dina anställda registrerar enkelt sina utlägg från mobilen direkt efter inköp.
Kvittotolk
Vår kvittotolk skannar det uppladdade kvittot och tolkar datan på nolltid.
Attestera
Du granskar och attesterar utlägget på ett klick och förbereder löneunderlaget.
Att som anställd göra ett utlägg för företagets räkning är i sig inte så svårt. Du köper kort och gott något med dina egna pengar. Det kan vara allt från en kopp kaffe till ett viktigt verktyg. Att sedan göra det som behövs för att få tillbaka pengarna kan vara desto mer tidskrävande: Spara kvittot, komma ihåg var kvittot sparats, ta med kvittot till firman, lämna in kvittot och komma ihåg vad som köpts och varför. Här finns det flera hinder att snubbla över eller krascha rakt in i.
Som administratör kan utläggshantering vara ett utdraget maraton av väntan och tjat som sedan mynnar ut i ett ihopknycklat, blekt papperskvitto med svårlästa siffror. Om det ens dyker upp ett kvitto.
Det kan också, för både anställd och administratör, vara en mycket smidigare process. Lösningen heter ”ett verktyg för utläggshantering” och kan vara en fristående app eller en del av ett verktyg man redan använder. Med hjälp av ett sådant verktyg kan den anställde enkelt registrera sitt utlägg direkt efter inköp och sedan, tack vare den nya kvittolagen, efter den 1 juli 2024 slänga papperskvittot i återvinningen. Attest och utbetalning sker av administratören på samma plats, och allt är gjort på en bråkdel av tiden som det skulle tagit utan verktyg. Visst låter det smidigt? Vi på Trinax har just den här funktionen i våra verktyg. Scrolla vidare och läs mer om hur det fungerar.
Utläggshantering hos Trinax
Som användare av Trinax Tid eller Trinax Tid & Projekt har du redan från start tillgång till vår egen kvittotolk och en utläggshantering som gör det barnsligt enkelt att administrera era utlägg. Full koll på projektens kostnader får du på köpet.
Fota och ladda upp
När en anställd gjort ett inköp för företagets räkning behöver denne bara fota kvittot och ladda upp bilden i verktyget. Och ja, det funkar lika fint att ladda upp ett sparat digitalt kvitto. Genom att sedan koppla utlägget till aktuellt projekt får du en ännu bättre överblick över projektets faktiska kostnader.
Låt vår kvittotolk jobba
Vår egen kvittotolk är, kanske inte helt oväntat, expert på att läsa och tolka kvitton. På några sekunder har den fyllt i den information som behövs för att registrera utlägget.
Granska, spara, klart!
Den anställde behöver nu bara kolla så allt stämmer och komplettera om det behövs. Efter ett klick på spara-knappen är det bara att fortsätta jobba igen.
Attestera och betala ut
Så snart utlägget är registrerat är det din tur att skina. Du får en notis som talar om för dig att du har ett utlägg att attestera. Följ notisen och attestera med ett klick. Sedan är det bara att betala ut och bokföra utlägget.
Koll på kostnaderna
I och med att utläggen kopplas till era projekt får du i realtid överblick över projektens kostnader. Ska utläggen dessutom faktureras vidare till kund kan du enkelt plocka upp dem i fakturaunderlaget.
Spara ännu mer tid med tillval
Trinax Tid och Trinax Tid & Projekt är från första inloggningen kompletta verktyg, men du kan självklart finslipa dem efter behov med våra tillval och integrationer.
