Har du någon gång köpt något och inte betalat direkt? Då har du förmodligen fått en leverantörsfaktura. Jobbar du i byggbranschen och har ett finger med i det administrativa spelet? Då har du antagligen även hanterat ett helt gäng. Men vad är egentligen leverantörsfakturor, hur i allsin dar ska de bokföras och måste det ta så lång tid? Här svarar vi på alla de stora frågorna.
Vad är en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura är helt enkelt den faktura du får från en leverantör för de varor eller tjänster de har tillhandahållit. När du som företag eller enskild individ köper något på kredit och får en faktura som du förväntas betala senare, är det en leverantörsfaktura. Innan den är betald har du en leverantörsskuld.
För leverantören å andra sidan är samma faktura en kundfaktura, det vill säga en faktura som ett företag skickar till sin kund. Innan den är betald har leverantören istället en kundfordran.
Hur bokför jag en leverantörsfaktura?
Registrera
Vi börjar från början och börjar med att registrera din inkomna leverantörsfaktura. Ta för vana att alltid registrera fakturorna direkt när du får dem, då får du bättre koll på dina utgifter och kommande utbetalningar.
Bokför
Om du som företagare använder dig av faktureringsmetoden ska inkomna fakturor bokföras på det datum de ställts ut eller ankommit, det vill säga fakturadatumet eller ankomstdatumet. Du bokför leverantörsfakturan som en leverantörsskuld samtidigt som du redovisar momsen.
Använder du dig istället av kontantmetoden bokför du inte fakturan förrän den betalas.
Attestera
Sannolikheten är stor att det är någon annan än du som ska attestera fakturan innan den ska betalas. Handlar det om större inköp är det kanske flera som måste godkänna inköpet. Informera den eller de som ska attestera att fakturan väntar på dem.
Betala och bokför. Igen.
När alla är nöjda är det dags att betala leverantörsfakturan. Förhoppningsvis har attestanterna attesterat i god tid och betalningen kan gå iväg på rätt sida förfallodatumet. När leverantörsskulden är betald ska du som använder dig av faktureringsmetoden bokföra betalningen.
Spara tid med fakturaskanning
Är du en av dem som på ett eller annat sätt, någon gång, utsatts för leverantörsfakturor? Du är inte ensam. Hanteringen av inkomna fakturor är på många arbetsplatser ett svart hål av förlorad tid. Men det finns hopp. Skanning och tolkning av leverantörsfakturor förenklar och effektiviserar administrationen för tusentals företagare varje dag. Bli en av dem och spara mängder med tid och pengar, redan idag.
Hur funkar det?
Fakturorna tas emot digitalt och sedan skannas, tolkas och konteras de automatiskt. Du, eller din redovisningsbyrå, godkänner eller ändrar sedan konteringen och släpper därefter iväg leverantörsfakturan för attestering. Risken för fel minimeras, eller elimineras helt, när du slipper stansa in data dagarna i ända. Och mängden tid du sparar? Skrattretande mycket.
Leverantörsfakturor i Trinax Tid & Projekt
Vill du också spara tid och pengar är Trinax Tid & Projekt multiverktyget du inte kan vara utan. Med hjälp av den inbyggda tolken blir fakturahanteringen lätt som en plätt.
Digital automagi
Visst kan det låta som trolleri? Lite för bra för att vara sant? Men det är på riktigt. Och det börjar med att Trinax Tid & Projekt tar emot era leverantörsfakturor digitalt, till ett ställe. Att leta efter fakturor i brevlådor och inkorgar är numera ett minne blott.
Skanning
Tolken skannar sedan av fakturan, tolkar informationen på den och stoppar in datan i rätt fält i verktyget. Ju mer information du matat ditt leverantörsregister med, desto lättare är det för tolken att hitta rätt direkt. Utifrån dina projektinställningar sköter tolken därefter konteringen och föreslår ett attestflöde.
Granskning
Vår tolk är fantastisk, men ingen kan ditt företag så bra som du. Därför är det dina ögon som behövs för att bekräfta att allt är på rätt plats och ser ut precis som du vill ha det. Är fakturan kopplad till rätt projekt? Är konteringen korrekt? Är det rätt attestanter? Om ja, ja och ja är det bara att slussa vidare. Om inte, några snabba ändringar och saken är biff.
Attestering, betalning och bokföring
Med knappt ett klick är fakturan hos sina attestanter och så snart de lämnat sitt godkännande är det dags för betalning och bokföring. Gör dig själv en tjänst och integrera Trinax Tid & Projekt med ditt befintliga, eller ett nytt, bokföringsprogram, som Fortnox eller Visma, för att snabbt nå nya nivåer av effektivitet.
Påslag och vidarefakturering
En av de mest populära funktionerna kring leverantörsfakturor i Trinax Tid & Projekt är möjligheten att – per projekt, leverantör eller kund – standardisera påslag som följer med vid vidarefakturering. Att kunna göra allt detta på ett och samma ställe sparar dig många timmar varje månad.
Spara mer tid med våra tillval
I Trinax Tid & Projekt kan du såklart hantera mer än bara leverantörsfakturor. Och med hjälp av våra tillval kan du dessutom finjustera verktyget efter just ditt företags behov. Klicka på knappen och se dem alla.
